|
Druk op CTRL-F om deze pagina op trefwoorden te doorzoeken.
BookKit® is een
software-pakket voor de verwerking van boekingen van een reisketen of een enkel reiskantoor.
BookKit® onderscheidt zich van de
traditionele pakketten omdat het volledig internetgestuurd is. 2. Wat is BookKit® niet ? BookKit® is geen boekhoudprogramma. Met BookKit® kan u geen inkomende facturen verwerken. Het is niet mogelijk om automatische lijsten samen te stellen m.b.t. belastingen, BTW-aangiftes enzomeer. BookKit® is niet geschikt voor de administratie van zeer grote reisketens of touroperators. BookKit® kan niet dienen voor het bijhouden of opzoeken van hotelprijzen of vluchten. 3. Hoe en waarom is BookKit® ontstaan ? BookKit® werd ontwikkeld tijdens 2002-2003. Het toenemend belang van het internet voor de KMO én de roep om minder administratieve lasten lagen aan de basis van het concept. Met BookKit® hebt u immers hét instrument bij uitstek om alle kantoren gezamelijk op één enkele database te laten werken via breedband internet. 4. Wat zijn de voordelen van BookKit® t.o.v. andere softwarepakketten voor de reissector ? BookKit®
werkt volledig via het internet. Dit betekent dat de dossiers van alle
kantoren op één enkele plaats wordt bewaard, zodat u een veel beter
overzicht krijgt in uw onderneming. U kan nieuwe kantoren en gebruikers
gemakkelijk aanmaken of verwijderen met enkele muisklikken. BookKit® werd ontwikkeld in samenwerking met een reisketen zodat alle functies nauw aansluiten bij de dagelijkse praktijk van de reisagent. Met BookKit® betaalt u geen onderhoudskosten, omdat de server niet in uw kantoor staat. BookKit® is standaard voorzien van een backup-mogelijkheid die u locaal op uw computer kan bewaren. 5. Hoeveel reisagentschappen kunnen tegelijk met BookKit® werken ? Tijdens de ontwikkeling zijn er tests geweest tot honderden (virtuele) gebruikers. Een vertraging in de database-acties wordt vanaf die aantallen wel merkbaar. BookKit® is ontwikkeld zodat er zonder problemen met vele tientallen gebruikers tegelijkertijd kan gewerkt worden. 6. Hoe maak ik een nieuw reisagentschap aan ? Als beheerder kan u een nieuw reisagentschap toevoegen door in uw menu te klikken op Admin > Agentschappen. U krijgt vervolgens een inputscherm te zien waar u de gegevens van het nieuwe agentschap dient in te voeren. Na het klikken op de knop Bewaren wordt het nieuwe reisagentschap geactiveerd. 7. Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan ? Als beheerder kan u een nieuwe gebruiker aan een agentschap toekennen in het menu Admin > Gebruikers. Daar kan u de gegevens per gebruiker bepalen zoals coördinaten, contact, toegangscode, enzomeer. Vanaf het moment dat de gebruiker is aangemaakt, kan deze onmiddellijk inloggen en dossiers aanmaken. 8. Kan ik de dossiers van mijn collega's bekijken ? Als gebruiker kan u enkel de dossiers van uw eigen agentschap bekijken, dit zijn dus de dossiers van de gebruikers die ook tot uw agentschappen behoren. U kan deze dossiers ook aanpassen. Dossiers van andere agentschappen kan u niet bekijken. De beheerder heeft de mogelijkheid om alle dossiers van alle agentschappen te bekijken, maar kan deze niet rechtstreeks wijzigen. 9. Hoe kan ik een gebruiker verwijderen ? Als beheerder kan u een gebruiker verwijderen door te klikken op Admin > Gebruikers. U ziet dan bovenaan de verschillende actieve gebruikers op het scherm verschijnen. U kan een gebruiker verwijderen door op zijn/haar naam te klikken en vervolgens onderaan op de knop Verwijder te klikken. 10. Als ik klik op "Factuur afdrukken" dan verschijnt een boodschap die zegt dat ik mijn dossier eerst moet afsluiten. Wat te doen ? In
BookKit® kan u enkel een eindfactuur afdrukken nadat het dossier staat
aangegeven als afgesloten. Als uw dossier volledig is, dan kan u op de
knop Factuur Aanmaken klikken om het dossier af te sluiten en dus
ook de factuur aan te maken. 11. Welke software moet ik op mijn computer installeren om BookKit® te gebruiken ? Gewone Windows PC's met Windows98 of hoger dienen geen bijkomende software te installeren. BookKit® werkt volledig via het internet. Alle software is beschikbaar op de internet-server en wordt voortdurend onderhouden. 12. Is het mogelijk om een backup van de databank te nemen ? Ja. Als beheerder kan u klikken in het menu op Admin > Backup. Er verschijnt dan een knop waarmee u de backup in gang kan zetten. Afhankelijk van de grootte van de databank kan dit enkele minuten duren. De backup wordt gegenereerd als een groot dump-bestand. U kan dit bewaren op de locale schijf. Vanuit de backup is het mogelijk om de database van 0 terug op te bouwen. 13. Welke voorzieningen zijn er aanwezig in verband met veiligheid ? BookKit®
heeft een strenge veilligheidspolitiek in verschillende
toepassingsgebieden. De authenticatie verloopt via 128-bits encryptie en
wordt telkens onzichtbaar meegestuurd bij elke actie die de gebruiker
uitvoert. Als beheerder kan u alle toegangscodes en wachtwoorden
veranderen, deze wijzigingen treden onmiddellijk in werking. 14. Hoe kan ik een voorschotfactuur aanmaken ? Als gebruiker kan u een voorschotfactuur maken door eerst het dossier te selecteren, en vervolgens te klikken op de knop Voorschotten. Er verschijnt dan een nieuw venster waar u één of meerdere voorschotfacturen kan aanmaken bij uw dossier. U hebt de mogelijk om standaard een bepaald percentage van het totale bedrag als voorschotfactuur aan te maken. 15. Is het mogelijk om extra functies / modules toe te voegen aan BookKit® ? BookKit® is een modern en all-in pakket dat volledig beantwoordt aan de eisen van de reisagent van vandaag. Uitbreidingen i.v.m. nieuwe modules zijn echter altijd bespreekbaar. Top16. Hoe berekent BookKit® de BTW ? BookKit® gebruikt complexe algoritmes om de BTW per dossier en per factuur te berekenen. Als gebruiker kan u in elk onderdeel van uw dossier bepalen welk BTW-percentage er moet berekend worden. U hebt de keuze om in elk prijsvak de prijzen inclusief of exclusief BTW in te geven, waarna het programma automatisch het juiste bedrag in- of exclusief BTW berekent naargelang welk vakje u hebt ingevuld. Omdat de Belgische wetgeving m.b.t. BTW in de reissector vele mogelijkheden biedt, heeft de beheerder een apart menu om bijkomende BTW-codes in te stellen voor alle gebruikers. Bij toevoeging van een nieuwe BTW-code verschijnt deze dan bij in het lijstje van alle gebruikers. Als
beheerder kan u volgende specificaties hiervoor ingeven: 17. Kan ik etiketten van klanten en van mijn agentschap afprinten ? Ja. Als gebruiker kan u de etiketten van uw agentschap afprinten door in het menu te klikken op Etiketten > Agentschap. U kan vervolgens de verdere parameters aanduiden om een printklaar etikettenblad af te drukken. Hiervoor worden A4-etiketbladen gebruikt van 16 etiketten (2 op 8) van het type 99.1 x 33.9 x 16. Deze etiketbladen zijn als standaardformaat in de handel verkrijgbaar. 18. Welke mate van ondersteuning wordt er gegeven voor BookKit® ? BookKit® wordt volledig ondersteund. De standaard support omvat ondersteuning via email en telefonische helpdesk tijdens de kantooruren. Dit is inbegrepen bij elke ingebruikname. U kan ook opteren voor een uitgebreide support. Hierbij bieden wij u de mogelijkheid voor gepersonaliseerde trainingen in kleine groepjes, on-site support, e.d. Hierbij wordt telkens een prijs opgemaakt a.d.h.v. uw precieze behoeften. Contacteer ons voor meer informatie. 19. Kan ik een cursus volgen om te leren werken met BookKit® ? Er worden geen cursussen op regelmatige basis georganiseerd. Op aanvraag komen wij training in-house voorzien om snel aan de slag te kunnen. Bij trainingen wordt er op persoonlijke basis gewerkt, rechtstreeks aan de computer zodat er gezorgd wordt voor een maximaal rendement. Hierdoor is het enkel mogelijk om in kleine groepjes een training aan te vragen. Contacteer ons voor meer informatie en prijzen. 20. Hoe kan ik het reiscontract afprinten ? U kan het reiscontract afprinten door een dossier te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Reiscontract. Uw dossier hoeft nog niet afgesloten te zijn om het reiscontract al te kunnen afprinten. Toch is het aangeraden om het reiscontract pas af te printen als uw dossier volledig is. Hierdoor vermijdt u dat u later een nieuw reiscontract moet maken mochten er wijzigingen aan het dossier gebeuren nadat u het reiscontract al afgeprint hebt. 21. Wie gebruikt BookKit® ? BookKit® is bedoeld voor reisketens in Vlaanderen en in Nederland tussen 1 en 10 kantoren. 22. Kan ik via BookKit® vluchten reserveren zoals bij Galileo, Worldspan of Amadeus ? Nee. U kan in BookKit® uiteraard uw vluchten ingeven, maar u kan geen reservaties verrichten of vluchtprijzen opzoeken. 23. Hoe moet ik mijn dossier ingeven ? BookKit® beschouwt een dossier als een geheel van door u te selecteren onderdelen. De hoofdrubrieken zijn de reservatiegegevens, boekingsinfo, transport, accommodatie, extra diensten, verzekeringen en reizigersgegevens. Deze rubrieken zijn voldoende breed opgevat zodat u verschillende datatypes kan invullen. Als gebruiker kan u een dossier aanmaken door op de knop Dossier linksboven te klikken. U komt dan dadelijk terecht op het tabblad Reservatie waar u de gegevens kan invoeren. Per tabblad ziet u links een aparte kolom verschijnen met verschillende onderdelen/datums die u kan bijmaken. Deze logische manier van werken zorgt ervoor dat u uw gegevens snel en efficiënt kan localiseren, zelf bij ingewikkelde dossiers. De knop Samenvatting geeft u een duidelijk en overzichtelijk beeld van de status van uw dossier, waarbij ook alle prijsberekeningen en totalen worden getoond. 24. Kan ik mijn omzet per maand bekijken ? Ja. U kan in het linkse menu op Statistieken klikken om een grafische weergave van uw omzet per maand te bekijken. Door de navigatieknoppen onderaan kan u desgewenst uw omzet in vroegere of volgende jaren bekijken. 25. Is het mogelijk om het aantal boekingen per bestemming te bekijken ? Als beheerder hebt u de mogelijkheid om de precieze percentages te bekijken over welke bestemmingen het meest worden geboekt in heel uw onderneming. U vindt deze percentages in het menu Admin > Statistieken en vervolgens onderaan op die pagina. 26. Kan ik de omzet per agentschap bekijken ? Ja. Als beheerder kan u klikken op Admin > Statistieken. U ziet vervolgens de grafische weergave van de omzet per agentschap (grafiek onderaan de pagina). De volgende grafiek toont de omzet van alle agentschappen tezamen = de totale omzet van de onderneming. De knoppen onderaan bieden u de mogelijkheid om de omzetcijfers van vorige of volgende jaren te bekijken. 27. Kan ik mijn boekingen per touroperator bekijken ? Ja. Als beheerder kan u klikken op Admin > Statistieken. Helemaal onderaan deze pagina in oranje kader staan de geboekte touroperators alfabetisch vermeld met het percentage van uw boekingen die naar de betreffende touroperator zijn gegaan. U kan deze percentages ook voor uw vorige of volgende jaren bekijken d.m.v. de knoppen eronder. 28. Kan ik onkosten inschrijven en verwerken in BookKit® ? Nee. BookKit® is een programma voor de verwerking van boekingen en is geen boekhoudpakket. 29. Is BookKit® geschikt om mijn boekhouding mee te doen ? Nee. U kan uw boekhouder wel een toegangscode bezorgen zodat hij uw administratie in realtime kan opvolgen. Dit maakt het over-en-weer lopen met kaften en dossiers overbodig. Bovendien zijn elk dossier en elke factuur in BookKit® onmiddellijk op te vragen met enkele muisklikken. 30. Hoe wordt een factuur opgebouwd ? In BookKit® wordt het principe gehanteerd dat een eindfactuur de som is van alle afzonderlijke onderdelen van uw dossier, met aftrek van de voorschotten. Een voorschotfactuur wordt eenvoudig opgebouwd omdat u daar het te betalen voorschot zelf kan ingeven, of automatisch laten instellen aan de hand van het totale bedrag van het dossier. Elke
eindfactuur wordt onderverdeeld per type: kosten transport, kosten
accommodatie, kosten extra diensten, kosten verzekeringen. Per type
wordt een aparte tabel getoond met de kosten die bij dit type horen. Op voorschotfacturen geldt standaard BTW 0%. Op eindfacturen wordt de BTW volautomatisch berekend per onderdeel van het dossier. Linksonder op elke eindfactuur staat een tabel waarin de gebruikte BTW-percentages vermeld en opgeteld worden. 31. Heb ik naast BookKit® nog andere software nodig voor de administratie van mijn reiskantoor ? BookKit® stelt u in staat om alle types boekingen in te voeren als reisagentschap. Het ontwerp is open-minded, d.w.z. u kan zeer veel combinatiemogelijkheden gebruiken om uw dossier samen te stellen. 32. Hoe kan ik een reservatie ingeven ? Als gebruiker kan u een reservatie ingeven door linksboven op de knop Dossier te klikken. U komt dan rechtstreeks op het eerste blad terecht waar u een nieuw dossier kan starten (tabblad Reservatie). Als beheerder kan u geen reservaties ingeven maar enkel administratieve taken verrichten zoals overzicht, beheer en controle. 33. Hoe moet ik de boekingsgegevens in het dossier verwerken ? Nadat u een reservatie hebt aangemaakt kan u de andere tabbladen invullen. Klik bovenaan op het tabblad Boeking om te starten met ingeven van de boekingsgegevens. Dit zijn enkel de basisgegevens van uw dossier zoals begindatum, einddatum, regime, deelnemers en een nota. 34. Hoe moet ik de transportgegevens verwerken in mijn dossier ? Als u bovenaan op het tabblad Transport klikt, kan u één of meerdere transporten aan uw dossier toevoegen. Klik links onderaan de grijze tabel om een transport aan te maken of te verwijderen. Naargelang van toepassing zullen in de grijze tabel links de transportdatums verschijnen - minimum 0 (geen transport) tot zoveel er nodig zijn. 35. Welke mogelijkheden zijn er i.v.m. invoeren van accommodatie-gegevens ? U kan de accommodatiegegevens van een dossier ingeven door uw dossier te openen en vervolgens te klikken op het tabblad Accommodatie. U kan dan een item toevoegen of verwijderen met de knoppen onder het grijze datumvak. U kan volgende velden aanduiden: 36. Hoe moet ik extra diensten aan mijn dossier toevoegen ? U kan één of meerdere extra diensten aan uw dossier toevoegen d.m.v. tabblad Extra Dienst nadat u een dossier hebt geopend. Per extra dienst kan u begindatum, einddatum, omschrijving, aantal, prijs, BTW-tarief en een optionele bemerking (nota) ingeven. 37. Kan er een reisverzekering aan mijn dossier gekoppeld worden ? Ja, één of meerdere verzekeringen zijn mogelijk in het tabblad Verzekering als u een dossier hebt geopend. U kan daar de begindatum, einddatum, type, aantal, bedrag en nota i.v.m. de verzekering aanduiden. Zoals bij alle tabbladen kan u de ingegeven data bewaren d.m.v. de knop Bewaren. 38. Hoe kan ik het aantal reizigers met hun gegevens invoeren ? U kan dit doen door te klikken op het tabblad Reizigers als er een dossier is geopend. U kan dan per reiziger een nieuwe entry maken. Per reiziger kan u de aanspreking, naam, geboortedatum en nationaliteit ingeven. Er is ook ruimte voor een "special request" en een additionele nota. 39. In welke talen is BookKit® beschikbaar ? BookKit® enkel beschikbaar in het Nederlands. Op dit moment zijn er geen plannen om het pakket ook in andere talen beschikbaar te stellen. 40. Hoe kan ik een overzicht bekijken van mijn lopende dossiers ? U kan uw lopende dossiers en deze van uw agentschap eenvoudig en snel terugvinden via de knop Overzicht Dossiers. Er verschijnt dan een lijst met de 50 recentste dossiers die in uw agentschap werden ingevoerd. De dossiers in het grijs zijn afgesloten dossiers, de zwarte dossiers zijn onafgesloten. U kan een dossier openen door erop te dubbelklikken of door het dossier te selecteren en onderaan op Openen te klikken. Wenst u oudere dossiers te bekijken, klik dan op de knop +50 om de 50 volgende dossiers te bekijken. Wilt u alle dossiers bekijken uit uw agentschap, klik dan op Alle. Opgelet, indien het een zeer groot aantal dossiers is, is het mogelijk dat u even dient te wachten eer alle dossiers zijn ingeladen. U kan dossiers gemakkelijk terugvinden door boven in de lijst te klikken op Datum, Dossiernr of Klant. De dossiers in de lijst worden dan gesorteerd zoals u het hebt aangeklikt. Dit kan zowel oplopend als aflopend. 41. Wat zijn de technische specificaties van BookKit® ? BookKit® draait onder het besturingssysteem BSD UNIX. De aparte databank server maakt gebruikt van MySQL. BookKit® werd geprogrammeerd in Perl. Verder wordt gebruik gemaakt van XML, javascript, HTML, CSS om de interfaces samen te stellen. De technische specificaties voor de gebruiker zijn bewust zeer eenvoudig gehouden. U kan inloggen met elke PC met Windows98 of hoger met internetverbinding. U dient enkel toegangscode en wachtwoord bij de hand te hebben. 42. Hoe kan ik de items in meerkeuzelijstjes bewerken ? (Bijvoorbeeld, ik wil een touroperator boeken die nog niet in mijn lijstje touropertors staat) U kan in het linkse menu een blokje Parameters terugvinden. Hiermee kan u alle meerkeuzelijstjes bewerken die gebruikt worden in BookKit®. U kan nieuwe items aanmaken, bewerken of verwijderen. U kan geen items verwijderen die in vroegere dossiers al eens zijn gebruikt. 43. Hoe moet ik een creditnota aanmaken ? Als u een dossier op de gebruikelijke wijze samenstelt, ziet u in het tabblad Reservatie een aanvinkhokje Creditnota. Door dit aan te vinken kan u een uitgaande creditnota maken (negatieve bedragen). De juiste afdrukweergave wordt automatisch gegenereerd. 44. Hoe kan ik vroegere dossiers snel terugvinden ? Wanneer u klikt op de knop Overzicht Dossiers, ziet u de 50 recentste dossiers in uw kantoor. U kan vervolgens klikken op +50 of Alle om respectievelijk 50 volgende dossiers of alle dossiers te tonen. Opgelet, indien u kiest voor de knop Alle en het betreft een zeer groot aantal dossiers, dan is het mogelijk dat u even dient te wachten eer alle dossiers zijn ingeladen. U kan oude dossiers gemakkelijk terugvinden door boven in de lijst te klikken op Datum, Dossiernr of Klant. De dossiers in de lijst worden dan gesorteerd zoals u het hebt aangeklikt. Dit kan zowel oplopend als aflopend. 45. Kan ik facturen afdrukken op eigen briefpapier ? Het afdrukken van facturen in BookKit® dient op briefpapier van uw firma of agentschap te gebeuren. BookKit® genereert enkel de "body" van het factuur. Eventuele gewenste opmaak kan in een header en/pf footer (briefpapier) gebeuren. Omdat BookKit® browsergestuurd is, kan u in uw browser de gewenste kopmarge, voetmarge, linkermarge en rechtermarge instellen. Dit laat u toe om de opmaak van uw factuur exact naar wens af te stellen. U kan dit doen door in Microsoft Internet Explorer bovenaan te klikken op Bestand > Pagina-instelling. Tevens dient u daar de regels koptekst en voettekst blanco te maken, omdat deze anders mee afgedrukt worden op elk document. 46. Kan ik BookKit® gratis uitproberen ? Ja, indien u een geregistreerd reisagent bent. Meer info vindt u op onze pagina live demo. 47. Welke reisagentschappen werken met BookKit® ? BookKit® werd speciaal ontwikkeld voor ondernemingen die 1 tot 10 kantoren vertegenwoordigen. Het is aangeraden om met alle agentschappen tegelijkertijd te beginnen, omdat uw administratie zo op één lijn komt te staan. 48. Wat zeggen andere reisagenten over BookKit® ? "BookKit®
zorgt ervoor dat mijn dossiers snel en duidelijk verwerkt worden.
Hierdoor houd ik meer tijd over om andere zaken te doen. Het aanmaken
van dossiers is intuïtief en gemakkelijk, je bent er echt direct mee
weg. Gezien de schappelijke prijs kan ik het aanraden aan elke
reisagent. Een pluim voor de makers van BookKit® !" "BookKit® doet
wat het moet doen, niet méér maar zeker ook niet minder. De support is
excellent. Het inboeken van de ingewikkelde dossiers (waarmee ons
kantoor nogal eens te maken krijgt) is geen probleem dankzij de goede
opbouw van de schermen. BookKit® is een goed programma waarmee ik
graag werk en dat me al heel veel tijd heeft uitgespaard..." 49. Hoe kan ik een samenvatting van mijn dossier op een overzichtelijke manier bekijken ? U kan van elk dossier een beknopte samenvatting bekijken door op de knop Samenvatting te klikken. Er verschijnt dan een duidelijke schermweergave met per onderdeel een aparte regel. Ook de prijzen, voorschotten en BTW worden automatisch berekend. 50. Moet ik de tarieven inclusief of exclusief BTW ingeven ? U
kan zowel prijzen inclusief of exclusief ingeven naargelang uw voorkeur.
Elk prijzenvakje waar mogelijk BTW op van toepassing is, heeft een vak
"inclusief BTW", een vak "exclusief BTW" en een
meerkeuzelijstje waar u het gewenste BTW-percentage kan aanduiden. Het
prijzenvakje "inclusief BTW" wordt dadelijk herberekend als u
het vak "exclusief BTW" invult. Ook prijzenvakje
"exclusief BTW" wordt dadelijk herberekend als u het vak
"inclusief BTW" invult. Deze automatische berekening gebeurt
telkens afhankelijk van welk BTW-tarief u op dat moment hebt aangeduid. 51. Aan welke vereisten moet mijn computer voldoen om met BookKit® te kunnen werken ? Uw computer dient te beschikken over de browser Microsoft Internet Explorer versie 5.00 of hoger. Voor Windows-PC's moet u Windows98 of hoger gebruiken, waarin deze browser standaard aanwezig is. Zo goed als alle kantoorcomputers zijn onmiddellijk klaar voor gebruik, zonder dat er iets moet aangepast worden. Deze vereisten zijn bewust zeer laag gehouden zodat u vanop zeer vele locaties toegang kan verkrijgen tot uw dossiers. 52. Welke browserinstellingen moet ik aanpassen om documenten te kunnen afprinten ? De standaard printinstelling van Microsoft Internet Explorer voorziet in het afdrukken van een kop- en voettekst. Het is niet de bedoeling dat deze mee op uw factuur terecht komen. U kan dit eenvoudig veranderen door in Microsoft Internet Explorer te klikken op Bestand > Pagina-instelling en daar de vakken koptekst en voettekst blanco te laten. U kan ook altijd de marges van afgedrukte documenten (bovenmarge, ondermarge, linker- & rechtermarge) aanpassen door eveneens te klikken op Bestand > Pagina-instelling. U kan daar het aantal millimeters ingeven dat dus blanco gelaten wordt bij het afprinten van facturen en reiscontracten. 53. Wanneer heb ik mijn investering in BookKit® terugverdiend ? Met BookKit® hebt u een pakket in handen dat u per maand vele tientallen uren werk bespaart. Als u de werkuren van het personeel optelt, en u neemt dan de schappelijke BookKit® prijzen in beschouwing, dan zal het snel duidelijk worden dan BookKit® zichzelf meestal binnen 1 jaar heeft terugbetaald. 54. Hoe kan ik snel de gegevens van een vroegere klant terugvinden ? Wanneer u linksboven op de knop Klanten klikt, dan verschijnen alle klanten van uw agentschap in een alfabetische lijst. Achter de klantnaam staat de gemeente voor gemakkelijke identificatie. U kan de klantgegevens verwerken door op een klantnaam te dubbelklikken. 55. Kan ik BookKit® linken aan boekhoudprogramma's van derden ? Momenteel biedt BookKit® hiervoor geen voorzieningen. 56. Hoe kan ik eigen opmerkingen op een factuur toevoegen ? Als gebruiker kan u bij elk dossier het vak Memo Voor Afdruk invullen. U kan dit vak vinden onder het tabblad Reservatie bij het aanmaken of wijzigen van een dossier. 57. Kan BookKit® reisvoorwaarden en betalingsvoorwaarden automatisch mee afdrukken op elke factuur ? Ja. Als beheerder kan u dit per agentschap instellen. Klik op Admin > Agentschappen. U kan daar ingeven welk onderschrift er standaard bij facturen moet worden afgeprint (zoals bijvoorbeeld reisvoorwaarden), en welke clausule er op elk reiscontract moet staan. Als beheerder kan u ook de betalingstermijn per agentschap toekennen. Op facturen wordt deze dan standaard mee berekend (factuur vervaldatum). 58. Kan ik nog iets veranderen aan mijn dossier nadat het afgesloten is ? Nee. BookKit® is zo opgebouwd dat elk afgesloten dossier als onherroepelijk wordt beschouwd. U kan natuurlijk een creditnota aanmaken met referentie naar een vroeger dossier om eventuele fouten in vroegere dossiers op te vangen. 59. Moeten de computers van een reisagentschap in netwerk staan om met BookKit® te kunnen werken ? Nee. BookKit®
vereist enkel internet-toegang vanop elke computer. BookKit® kan echter perfect functioneren zonder netwerk. 60. Moet een computer breedband-internetverbinding hebben om met BookKit® te werken ? In principe kan BookKit® werken vanop elke computer met een internetverbinding. Dit hoeft geen breedband te zijn. Als u dagelijks met BookKit® werkt, is een breedbandverbinding echter geen overbodige luxe. Anders verliest u te veel tijd door de trage connectie. 61. Kan ik een andere browser gebruiken dan Microsoft Internet Explorer ? Nee. BookKit® is ontwikkeld voor Microsoft Internet Explorer 5.0 of hoger. Alle Windows-PC's met Windows98 of hoger voldoen aan deze vereiste. Hoogstwaarschijnlijk is de PC waarachter u nu zit, nu al geschikt om BookKit® te gebruiken zonder meer. 62. Heb ik browser-plugins nodig ? Nee. BookKit® vereist geen enkele plugin of download. 63. Hoe snel is BookKit® ? BookKit® is maakt gebruik van MySQL technologie. MySQL is de snelste databank server die op dit moment beschikbaar is (zie cijfers op www.mysql.com/benchmark.html). Ook de programmatie van de interfaces is erop gericht om de snelheid te optimaliseren. 64. Hoe reageert BookKit op tijdelijke storingen op internet, bijvoorbeeld een onstabiele provider ? BookKit® is snel, maar heeft geen invloed op de prestaties van uw provider. Als uw provider met storingen te kampen heeft, zal BookKit® dus trager functioneren. Uit de praktijkervaring met verschillende Vlaamse providers blijkt dat de snelheid min of meer constant blijft en dat er geen grote schommelingen hebben plaatsgevonden. Uit onze testcase (tweede helft van 2003) zijn dan ook geen noemenswaardige problemen gebleken. 65. Waarom bevinden de gegevens van mijn dossiers zich niet op mijn computer maar "op internet" ? BookKit® is gebouwd zodat alle gegevens op 1 centrale plaats worden bewaard. Als u inlogt, dan maakt u een connectie met die server om te beginnen werken met uw dossiers. De server is speciaal uitgerust om deze taken uit te voeren. 66. Kan ik via BookKit® verbinding maken met het internet ? Nee. U dient een internetabonnement te hebben bij een provider volgens uw keuze. U neemt hiervoor best genoeg bandbreedte, een analoge of digitale inbelverbinding is niet voldoende voor dagelijks gebruik. 67. Zijn mijn gegevens veilig bij BookKit® ? BookKit®
heeft een strenge veilligheidspolitiek in verschillende
toepassingsgebieden. De authenticatie verloopt via 128-bits encryptie en
wordt telkens onzichtbaar meegestuurd bij elke actie die de gebruiker
uitvoert. Als beheerder kan u alle toegangscodes en wachtwoorden
veranderen, deze wijzigingen treden onmiddellijk in werking. 68. Kan ik betalingen doen via BookKit® ? BookKit® voorziet geen koppeling met financiële software. U kan betalingen uitvoeren via de website van uw bank. 69. Zit er een rekenmachine in BookKit® ? U kan de BookKit®-rekenmachine terugvinden in het linkse menu onder Fiches > Rekenmachine. 70. Is BookKit® uitgerust met helpbestanden ? BookKit® voorziet in een groot aantal vraag-en-antwoord helpbestanden. U kan er tevens op trefwoord zoeken. 71. Is er een verschil tussen BookKit®-gebruikers in Nederland of in België ? Nee. BookKit® werkt volledig identiek. De secundaire data zijn volledig in te richten naar wens, zodat BookKit® zonder enige aanpassing onmiddellijk te gebruiken is in Nederland of België. 72. Onze onderneming bestaat uit meerdere vestigingen, kunnen wij BookKit® tegelijkertijd gebruiken voor heel onze administratie ? Ja. BookKit® werd speciaal ontworpen met als doel om de administratie te verlichten van een onderneming die bestaat uit meerdere agentschappen. BookKit® kan vele tientallen gebruikers tegelijkertijd ontvangen zonder enig snelheidsverlies. Uw voordeel als zaakvoerder is dat u een veel groter overzicht verkrijgt m.b.t. de activiteiten in uw onderneming. Hierdoor kan u een efficiënter bedrijfsbeleid uitoefenen met een snellere en meer doordachte besluitvorming. 73. Kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd met BookKit® werken ? Ja. BookKit® werd getest tot enkele honderden virtuele gebruikers eer er een merkbare vertraging optrad. 74. Kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd facturen afprinten ? Ja. Gebruikers die tegelijkertijd documenten afdrukken, beïnvloeden elkaar niet. Als zij op eenzelfde printer afdrukken (vb. de netwerkprinter), kan er mogelijk een korte wachttijd ontstaan doordat de ene moet wachten totdat de andere het document heeft afgedrukt. 75. Kan ik facturen in kleur afprinten ? BookKit® drukt documenten af in zwart-wit zoals ze getoond worden op de afdrukweergave (factuur, voorschotfactuur, reiscontract). U kan uiteraard eigen briefpapier gebruiken met header/footer in uw huisstijl. Indien u wenst dat er toch kleuren worden afgedrukt, contacteer ons dan. 76. Kan ik vanop een andere computer (vb. privé-adres) inloggen ? Ja. U dient te beschikken over uw toegangscode en wachtwoord. De andere computer dient ook over de minimumvereisten te beschikken (Windows98 of hoger). 77. Wat is het verschil tussen een dossiernummer en een factuurnummer ? Zowel factuurnummer als dossiernummer is een ophogend getal. Het is echter mogelijk dat er meerdere facturen per dossier zijn (vb. een voorschotfactuur en een eindfactuur), ofdat er geen facturen per dossier zijn (vb. een dossier dat niet doorgaat). Hierdoor zijn factuurnummer en dossiernummers aparte tellers die afzonderlijk worden opgehoogd. 78. Moet ik zelf mijn dossiernummers aanmaken of gebeurt dit automatisch ? Dit gebeurt automatisch. Elk nieuw dossier krijgt een volgend nummer. De nummering geschiedt "over alle agentschappen" heen, analoog zoals bij de factuurnummers. Uw onderneming heeft dus 1 algemene opvolgende dossiernummer én factuurnummer. Als u als gebruiker enkel de dossiers van uw agentschap bekijkt, is het dus mogelijk dat het lijkt alsof er nummers worden overgeslagen. Deze dossiernummers zijn dan echter gebruikt door een ander agentschap. 79. Waarom kan ik mijn voorschotfactuur niet meer verwijderen nadat ze is aangemaakt ? De aanmaak van een factuur (zowel voorschotfactuur als eindfactuur) wordt beschouwd als een definitieve boekhoudkundige handeling en is dus in principe niet meer te herroepen. U kan wel een terugbetaling aanmaken om de boekhouding te laten kloppen (negatief bedrag). Dit kan u doen door een nieuw voorschotfactuur te maken waarbij u het hokje Terugbetaling aanvinkt. Deze terugbetaling wordt automatisch mee verwerkt in het systeem en zal ook in het eindfactuur verrekend worden. 80. Wanneer moet ik mijn dossier als 'afgesloten' aanduiden ? Als uw dossier klaar is en u wilt de eindfactuur afprinten, kan u als gebruiker op de knop Aanmaken Factuur klikken. Eens het dossier is afgesloten, kan u geen wijzigingen meer aanbrengen. Deze manier van werken staat ervoor garant dat de boekhoudkundige regels altijd correct worden toegepast. 81. Hoe kan ik mijn dossier nog veranderen nadat ik het heb afgesloten ? Als er onverhoopt nog iets veranderd moet worden aan uw dossier nadat het is afgesloten, kan u een nieuw dossier aanmaken met referentie naar het afgesloten dossier. U kan dit nieuwe dossier als gewoon dossier aanmaken (bijvoorbeeld wanneer de klant iets bijbestelt) of kan als creditnota aangemaakt worden (bijvoorbeeld als er een onderdeel uit het dossier wegvalt). U kan een dossier als creditnota aanduiden door in het tabblad Reservatie het hokje Creditnota aan te vinken. (creditnota = negatieve bedragen). 82. Hoe kan ik een oud dossier snel terugvinden ? BookKit®
heeft een ingebouwde methode om dossiers snel terug te
vinden. Dit is een eenvoudige functie die gemakkelijk te gebruiken
is: 83. Hoe wordt BookKit® geïnstalleerd op mijn computer ? BookKit® moet niet geïnstalleerd worden. Wij bezorgen u een beheerderswachtwoord waarmee u onmiddellijk aan de slag kan. De agentschappen en gebruikers worden dan toegekend in het gebruikersbeheer. De initialisatie van het pakket is bijzonde eenvoudig omdat kantoorcomputers op Windows zonder enige aanpassing onmiddellijk kunnen beginnen te werken. 84. Kan ik via een draadloze verbinding (vb. laptop onderweg) inloggen ? Ja. BookKit® werd speciaal ontwikkeld om vanop alle computers met internetverbinding te kunnen inloggen. Als u verbonden bent met het internet, kan u op identieke wijze inloggen zoals u gewend bent van bij uw kantoorcomputer. Het programma ziet er volledig hetzelfde uit en u kan exact dezelfde acties uitvoeren. 85. Heeft BookKit® onderhoud nodig ? Het onderhoud van BookKit® bevindt zich volledig op niveau van de servers. Dit is voor u als gebruiker niet zichtbaar omdat uw computer enkel als clientmachine dient. BookKit® draait volledig op de server. De computers waarmee u inlogt behoren tot uw kantoormachines en dienen onderhouden te worden door uw computerleverancier. 86. Mag ik een firewall gebruiken ? Ja. BookKit® gebruikt de browser zoals gewone webpagina's. U moet wel de uitvoering van scripting in webpagina's toelaten. Het inschakelen van cookies is niet nodig. De standaard beveiligingsinstellingen van Microsoft Internet Explorer zijn geschikt om met BookKit® te werken. 87. Welk type printer kan ik gebruiken voor afdrukken van facturen en documenten ? U kan elk type printer gebruiken die op uw locale computer functioneert. 88. Kunnen mijn klanten op hun computer inloggen om hun dossier te bekijken ? Nee. U kan enkel documenten afdrukken voor de klant. 89. Kan mijn boekhouder inloggen om mijn facturen te bekijken ? Ja. U kan aan de boekhouder uw toegangscode als beheerder geven, zodat hij uw volledige administratie vanop zijn computer kan opvolgen. U kan als beheerder ook nieuwe gebruikers aanmaken, zodat deze ook per agentschap de verrichtingen kunnen volgen. 90. Kan ik in andere landen inloggen op BookKit® ? Ja. U bent echter afhankelijk van de locale voorzieningen m.b.t. internet-toegang i.v.m. de verbindingssnelheid. In sommige armere landen kan u enkel via een analoge inbelmodem verbinding maken. BookKit® werkt probleemloos vanop elke PC met internettoegang, het is enkel de connectiesnelheid die afhankelijk is van de plaatselijke providers. 91. Is BookKit® toegankelijk voor kleine mobiele toestellen zoals GSM, organiser, pocket PC's ? BookKit®
is toegankelijk voor elk toestel dat: Dit betekent dat kleine toestellen zoals GSM niet kunnen dienen om verbinding te maken met BookKit®. 92. Biedt BookKit® ondersteuning voor WAP ? BookKit® is niet toegankelijk via WAP. BookKit® maakt gebruik van XML, HTML en scripting voor de weergave van interfaces, daar WAP enkel met WML opmaak werkt. 93. Ons agentschap gebruikt nog oudere software. Kan ons klantenbestand overgedragen worden naar BookKit® ? In de meeste gevallen is dit mogelijk. Het hangt er van af welk type software u gebruikt, de conversiemogelijkheden en de data-structuur van uw klantenboek. Contacteer ons voor meer informatie. 94. Hoe kan ik verschillende betalingsvoorwaarden aanduiden ? U kan betalingsvoorwaarden toevoegen, bewerken of verwijderen door in het linkermenu te klikken op Parameters > Betalingsvw. U ziet dan het lijstje betalingsvoorwaarden die op dat moment in uw BookKit®-configuratie gebruikt worden. Betalingsvoorwaarden die vroeger reeds gebruikt werden, kunt u niet wissen. 95. Hoe kan ik tekstvelden auto-aanvullend maken ? Met auto-aanvullende tekstvelden kan u tijd uitsparen omdat u enkel de eerste letters hoeft te typen van een term die vaak voorkomt: U
kan dit instellen in de browser. Klikt u hiervoor in de browser menubar
bovenaan op Extra > Internet-Opties en in het volgende
venster op het tabblad Inhoud. Klik daar op de knop
Auto-Aanvullen en activeer vervolgens het vinkje Formulieren. U
kan de beide vensters terug sluiten door op de knoppen OK te
klikken. 96. In het lijstje met transportfirma's staan erg veel keuzemogelijkheden, maar ik heb er maar enkele nodig. Kan ik dit aanpassen ? Ja. Alle meerkeuzelijstjes zijn exact naar wens in te stellen naargelang de waarden die u nodig heeft. Om uw transportfirma's aan te passen, klik in BookKit® aan de linkerkant op Parameters > Transportfirma's. Vervolgens ziet u een fiche met de aanwezige transportfirma's die op dat moment door het programma gebruikt worden. U kan elk item aanpassen of verwijderen, en uiteraard ook nieuwe records ingeven. Als er dossiers zijn die gebruik maken van een bepaalde transportfirma, kan u deze betreffende transportfirma uiteraard niet wissen (anders wordt het betreffende dossier immers onvolledig). Naast transportfirma's
zijn ook volgende meerkeuzelijstjes exact naar wens in te stellen op
analoge wijze: Meestal zal het zo zijn dat deze lijstjes niet vaak moeten aangepast worden, eens deze ingesteld zijn op de waarden die u nodig hebt. U kan de prijstabel terugvinden op deze link. 98. Ik heb een vraag maar kan deze niet terugvinden in deze FAQ. Waar kan ik terecht ? Gelieve contact op te nemen op de coördinaten die u vindt op onze contactpagina. Top
BooKKit® is een product van Dot Internet BVBA. De inhoud van deze website wordt door copyright beschermd.
|
